IT化は、もっと自由で、楽しい。
IT化は、もっと自由で、楽しい。
ラボ代表 /
木築(きづき)
Web開発
Web修正
DX/育成
地域支援
ご相談
T O P
D X / I T 人 材 育 成
Home
> DX/IT人材育成
(最終更新日:
2024年03月26日
)
「DX / IT人材育成」について
Laboでは事業者や団体などの「業務/仕組み」の改善サポートを行っています。 過去に22000時間の無駄を改善した経験から、現場主体の「アナログな泥臭い業務」の改善を得意としています。 そこに難しい言葉は不要です。従業員を振り回さない改善。一緒に考えましょう。
・・・・・
アナログな泥臭い業務とDX
なぜ必要?
仕組み改善
取引の仕組みが変わる
それは、取引の仕組みが大きく変わってきているからです。 国や大手は、これが全国のベースとなるような体制をどんどん作っています。 取引先も新しい仕組みを導入していく中で、その規格に合わせる事が出来なければ、 商売が出来なくなってくる。そんな時代があと数年でやってくると言われています。
難しい言葉では
DXは進まない
改善による楽しい仕事をイメージ
多くの企業で仕組み改善が失敗する理由は、経営者やコンサルタントが好む「難しい言葉」で 従業員を振り回したやり方をする為だとLaboは考えています。 そうではなく、「改善によって仕事が楽しくなる、雇用が改善される」イメージを使い、 ボトムアップ型の改善を進めるのがLaboの改善手法です。
ボトムアップDXの考え方
DXの主体は現場です。トップは、現場把握の先に見えてくる「本当の課題」を元に新しいビジョンを導き出す事ができます。 Laboはこの考え方をもとに、いままでに2社で業務改善を行い、1社で年間22000時間(コストに換算すると3500万円)の時間創出を実現しました。
・・・・・
DXの本質は時間ではない
私は先ほど、「年間22000時間の時間創出」をしたと申し上げましたが、その効果は時間だけで捉える事はできません。 むしろ、それ以外の部分にこそ、DXの本質が隠されています。
例えば、「業務を簡素化する事で、多忙時に他部署が応援できる」「取引先との関係性が良くなる」「お客様からの信頼度が上がる」 これらは見えない部分ですが、「人と人」のつながりを円滑にし、そこから商機を導くものとして、大きな効果を生み出しています。
効率化でお役御免になるのでは。。。
DXを宣言すると、「効率化でお役御免になるのでは…」という疑心暗鬼が必ず発生します。 ボトムアップ型DXにおけるトップの役割は、トップが思い込んでいる「課題やビジョン」で従業員を苦しめる事ではありません。 従業員が安心してDXに取り組める環境作りに心を配る事です。
トップ
想い
「DXで、皆さんの雇用状況や人間関係を改善し、 よりストレスの少ない豊かな働き方が出来る会社にしていきたいと思っています。 それを実現する為に、皆さん協力して業務課題を導き出し、共にビジョンを作っていきましょう」
温故知新で役割を明確に
この様に、トップの宣言がされ、トップ自らが従業員一同の潤滑油となる事が大事です。 そして温故知新の考えで、それぞれにきちんと役割と評価基準を設けます。 これにより、従業員の疑心暗鬼は収まり、自由に取り組める様になります。
幹部
役割
ITが理解できず不安だが、若者には無い経験を活かして、従業員の取り組みをサポート。それが評価につながる。
ベテラン
役割
幹部と新人の間を取り持って、ジェネレーションギャップを埋め、温故知新をスムーズに実行したい。
新人
役割
業界の知識はまだまだ足りないが、ITツール活用の理解度はピカイチ。積極的なIT推進が評価される。
取引先
役割
〇〇社さんの取り組みが、うちにとっても利益につながる。対応していける様に率先して協力していきたい。
業務見える化のイメージ
例えば「ロサンゼルスで人気の喫茶店に行く」となると、まずは、アメリカ > ロサンゼルス > 喫茶店 > 人気…と調べていきますよね? つまり、全体像から絞り込んでいく事が出来れば、進み方がわかるのです。 Laboが、「ビジョン」というフワフワしたものを前提に進めないのは、その為です。 いくつもある「人気店」が見えた時に、トップは初めて「ビジョンと照らし合わせる」という事が出来ます。
ITサービスの地図
どんな事業でも、市場を知らなければ航海できませんよね。まずはITサービスの全体像を見える化しましょう。
事業・業務の地図
また「自社の事業と業務」が見える化されていない事も、IT化が進まない理由です。これも地図を作りましょう。
「地図」とはあくまで比喩ですが、「事業内容、業務、声」を、従業員全員が理解する事が大切です。
IT人材=エンジニア?
「IT人材育成」がなぜ必要なのでしょうか?それは、「取り組みを持続化する為」です。 これまでシステムは、「1度入れたら終わり」というものでしたが、これからの時代は新しいものがどんどん出てくる為、 それを知っているかどうかが競争に関わってきます。この新しいものを放置しない「感性」こそが、 IT人材に必要な部分です。
・・・・・
DXサポートを通じて、伴走でIT人材を育てます。
◆地図を作る
地図=全体の見える化
Laboが22000時間の時間創出をした時も、まずは地図を作りました。 地図とは、「既存ITサービス」「事業の全体像」「各部署の業務フロー」の3つです。 全体像がはっきりすると、活動範囲が見えてきますので、まずはここで整理をします。
◆課題を発見する
他部署を理解する事が発見につながる。
業務フローを見ると、部署と部署のつながり、成果物、仕組み、目的などが見えてきます。 他部署の業務を知る事で、無駄や課題がどんどん見えてきます。これを体感する事が大切です。
◆改善策を考える
課題の本質を捉える
課題をどう解決するのか?これとこれは一緒に出来ないか?そもそも必要? 「そもそも何の為にやっているのか」という着眼点がとても大切で、 「実は本当はこういった事がやりたい」という成果物が変更になるケースもあります。 ゴールを疑う事も含め、資源の組み合わせ方や、業務の本質、発想力を育みます。
◆投資対効果を考える
安心して取り組む為に
解決策を考えたら、その効果を検証します。時間的な効果だけでなく、 お客様や取引先の満足度が上がる、誰でも出来る様になるなどの「見えない効果」もしっかりと検討します。 これに業務担当者の「改善したい」という気持ちが乗れば、トップに説明できますし、 担当者のモチベーションも上がるはずです。
◆IT人材を増やす
DXとはIT化を持続化する事
ここまでの内容に、パソコンが使えるとか、IT知識があるとか、そういった内容はありません。 必要なのは「体感や発想力」であり、それは従業員であれば誰でも教育できる事です。 その教育体制を作り、持続可能にしていく事。これこそがDXのゴールであり本質です。
いかがでしたか?LaboのDXに、「難しい言葉」は何も必要ありません。 経営者さんの役割も明確で、そこに哲学も経営用語もビジョンも必要ありません。 あるのは「よく聴き、見て、知って、考える」という体験です。
年22000時間削減
どの様に実現したか
Laboがどの様にして、年間22000時間もの時間を創出できたのか、一部を紹介していきたいと思います。 私は前述の手順で、地図を作り、課題を見える化し、改善策を考え、その投資対効果を導きましたが、 あくまで外部サポートの無いイチ社員であり、実現には苦労しました。
・・・・・
◆受注を半自動化
受注の限界を10倍に
パソコンの受注画面を見ながら、基幹システム側のパソコン画面に直接手入力していたからです。 私は「受注データをそのまま流し込む事ができるはずだ」と考え、1日500件以上の受注対応を可能にしました。 これにより、発注や物流側の効率化や、お客様メール・電話連絡の削減にも効果がありました。
◆発注入力の半自動化
発注対応をほぼゼロに
基幹システムに受注入力をした後、同じ明細内容で発注入力をしており、誰が見ても無駄でした。 そこで私は、受注データを流し込んだ後、自動的に発注データを生成する仕組みを考え、システム会社と折衝。 これにより受注発注の業務がほぼゼロになり、データ化でミスが激減した事で、お客様や取引先との関係も好転。
◆発送メールの自動化
数時間の作業を5分に
受注が300件くれば、当然発送メールも300回送ります。当初は出荷時に出てくる 「お届け日」「佐川問い合わせ番号」などを、物流側が全て手書きで管理し、メールを送る時は1件1件すべて目視で手打ち。 そこで私は、物流システムに佐川お問い合わせ番号を管理させ、出荷済のデータを一括CSV出力し、一括でメール送信できる 仕組みを考案。何時間もかかっていた作業を、5分で終わる様にしました。
◆発注FAX運用の改善
単純な事で効率化
前職では、発注書をFAXで流していたのですが、メーカーがバラバラに印刷されてきていた為、 FAXの前に「バラバラになっているプリントを整理する」という手間が発生していました。 その日の発注は午前10:00まで!と決まっていましたので、当然焦ります。 これをメーカー毎にまとめて出す様に設計。非常に単純な事ですが、こういった事でも大きな効果を生みます。
◆欠品管理の改善
ひとつの改善で多くを改善
当初、欠品情報がまとまっておらず、電話で何度も在庫確認したり、Webショップの欠品状態もめちゃくちゃでした。 そこで私は、欠品管理の機能を設計し、システム会社と折衝。 欠品情報をシステムに登録できる様にし、受注入力時に欠品情報を表示させたり、Webショップに連携。 従業員も、取引先も、お客様も、全体で大きな無駄を無くす事が出来ました。
◆集荷の改善
固定観念を無くす
当初、物流倉庫でのピッキング(集荷)は、受注単位で行う仕組みだった為、 無駄に何度も同じ場所を往復していました。しかも建物も古く、夏は暑く、冬は極寒です。 従業員の体調管理にとっても、良い環境とは言えませんでした。 そこで私は、集荷データを集約し、カテゴリ毎に商品数量をリスト化。 1カテゴリ1往復だけで集荷を終わらせ、空調が効いた場所で仕分けを行う仕組みを作りました。
「なぜ大変なんだろう?」という課題の本質を考え、その解決に動く事が出来れば、 その人はいつでもIT人材になる事が出来ます。決してITスキルがあったり、エンジニアだったりする必要はないんです。
ご相談について
ほとんどのシステム会社は、「都会の企業」向けのサービスになっており、考え方がシステムに寄っています。 地域商店や地域団体、小規模事業者などの場合は、サービス内容も、費用も、考え方も、マッチしない事がほとんどです。 またシステム会社は社員の役割が分かれており、実務経験が乏しく、相談範囲が限られます。
Laboはその「ミスマッチ」を埋める、個人の地域向けWebエンジニアとして活動しています。 「いまある資源・つながり」を活かした「泥臭いIT化」を伴走でサポートしています。
「ご相談」ページ
D X / I T 人 材 育 成
仕組み改善
取引の仕組みが変わる
それは、取引の仕組みが大きく変わってきているからです。 国や大手は、これが全国のベースとなるような体制をどんどん作っています。 取引先も新しい仕組みを導入していく中で、その規格に合わせる事が出来なければ、 商売が出来なくなってくる。そんな時代があと数年でやってくると言われています。DXは進まない
改善による楽しい仕事をイメージ
多くの企業で仕組み改善が失敗する理由は、経営者やコンサルタントが好む「難しい言葉」で 従業員を振り回したやり方をする為だとLaboは考えています。 そうではなく、「改善によって仕事が楽しくなる、雇用が改善される」イメージを使い、 ボトムアップ型の改善を進めるのがLaboの改善手法です。DXサポートを通じて、伴走でIT人材を育てます。
Laboが22000時間の時間創出をした時も、まずは地図を作りました。 地図とは、「既存ITサービス」「事業の全体像」「各部署の業務フロー」の3つです。 全体像がはっきりすると、活動範囲が見えてきますので、まずはここで整理をします。
業務フローを見ると、部署と部署のつながり、成果物、仕組み、目的などが見えてきます。 他部署の業務を知る事で、無駄や課題がどんどん見えてきます。これを体感する事が大切です。
課題をどう解決するのか?これとこれは一緒に出来ないか?そもそも必要? 「そもそも何の為にやっているのか」という着眼点がとても大切で、 「実は本当はこういった事がやりたい」という成果物が変更になるケースもあります。 ゴールを疑う事も含め、資源の組み合わせ方や、業務の本質、発想力を育みます。
解決策を考えたら、その効果を検証します。時間的な効果だけでなく、 お客様や取引先の満足度が上がる、誰でも出来る様になるなどの「見えない効果」もしっかりと検討します。 これに業務担当者の「改善したい」という気持ちが乗れば、トップに説明できますし、 担当者のモチベーションも上がるはずです。
ここまでの内容に、パソコンが使えるとか、IT知識があるとか、そういった内容はありません。 必要なのは「体感や発想力」であり、それは従業員であれば誰でも教育できる事です。 その教育体制を作り、持続可能にしていく事。これこそがDXのゴールであり本質です。
どの様に実現したか
パソコンの受注画面を見ながら、基幹システム側のパソコン画面に直接手入力していたからです。 私は「受注データをそのまま流し込む事ができるはずだ」と考え、1日500件以上の受注対応を可能にしました。 これにより、発注や物流側の効率化や、お客様メール・電話連絡の削減にも効果がありました。
基幹システムに受注入力をした後、同じ明細内容で発注入力をしており、誰が見ても無駄でした。 そこで私は、受注データを流し込んだ後、自動的に発注データを生成する仕組みを考え、システム会社と折衝。 これにより受注発注の業務がほぼゼロになり、データ化でミスが激減した事で、お客様や取引先との関係も好転。
受注が300件くれば、当然発送メールも300回送ります。当初は出荷時に出てくる 「お届け日」「佐川問い合わせ番号」などを、物流側が全て手書きで管理し、メールを送る時は1件1件すべて目視で手打ち。 そこで私は、物流システムに佐川お問い合わせ番号を管理させ、出荷済のデータを一括CSV出力し、一括でメール送信できる 仕組みを考案。何時間もかかっていた作業を、5分で終わる様にしました。
前職では、発注書をFAXで流していたのですが、メーカーがバラバラに印刷されてきていた為、 FAXの前に「バラバラになっているプリントを整理する」という手間が発生していました。 その日の発注は午前10:00まで!と決まっていましたので、当然焦ります。 これをメーカー毎にまとめて出す様に設計。非常に単純な事ですが、こういった事でも大きな効果を生みます。
当初、欠品情報がまとまっておらず、電話で何度も在庫確認したり、Webショップの欠品状態もめちゃくちゃでした。 そこで私は、欠品管理の機能を設計し、システム会社と折衝。 欠品情報をシステムに登録できる様にし、受注入力時に欠品情報を表示させたり、Webショップに連携。 従業員も、取引先も、お客様も、全体で大きな無駄を無くす事が出来ました。
当初、物流倉庫でのピッキング(集荷)は、受注単位で行う仕組みだった為、 無駄に何度も同じ場所を往復していました。しかも建物も古く、夏は暑く、冬は極寒です。 従業員の体調管理にとっても、良い環境とは言えませんでした。 そこで私は、集荷データを集約し、カテゴリ毎に商品数量をリスト化。 1カテゴリ1往復だけで集荷を終わらせ、空調が効いた場所で仕分けを行う仕組みを作りました。
Laboはその「ミスマッチ」を埋める、個人の地域向けWebエンジニアとして活動しています。 「いまある資源・つながり」を活かした「泥臭いIT化」を伴走でサポートしています。