これまで一切システムを導入せず、ずっと紙ベースで経営をしてきた会社さんが まず最初に着手したい部分として、ラボがお勧めするのは「会計システム」です。 なぜなら、他の改善の様に、会社ごとの「独自業務」が入る余地があまり無く、 比較的スムーズに導入できる為です。また同時に、業務の根幹を成す部分でもあるので、 後続する「部署毎の業務のシステム化」に向けての下準備にもなる為です。

IT化の進化が著しい昨今では、電子化やインボイスなどの法改正によるシステム更新を 自動で行ったり、リモートでの作業が可能になる「クラウド型」1択だと言えます。 その中で、あなたの会社が、簿記に「弱いか強いか」で選ぶ事になります。 例えば「簿記初心者にも楽に引き継げる様にしたい」という事であれば、 初心者向けサービスを選びましょう。くれぐれも、値段の安い高いで判断しない様にしましょう。

システムの事を何も知らない状態で、会計をまったく新しい仕組みに変えるのは、 とても勇気のいる事だと思います。そこで、その気持ちを少し和らげる方法としてお伝えしたいのが 「現会計業務を一覧にしてみる」という事です。いまの紙ベースでの作業の大枠をまず表にしてみて、 その中での作業を、ひとつずつ書き出してみましょう。その時に、「これって一般的な作業じゃないかも？」 と思う部分にはチェックを入れましょう。
こうやって「あなたの会社の会計」の全体像が見えれば、これで「会計の地図」を手に入れた事になります。 その上で、メーカーに相談を持ち掛けるのです。メーカーは「あなたの地図」と「メーカーの地図」を見比べながら、 「うちのサービスで出来るかどうか」を判断してくれるはずです（基本的にできます）

会計システムは、だいたいどこのメーカーのものでも、紙ベースでやっていた作業は全て包括しています。 つまり「どれを選んでも出来る」わけです。その中で大事なのは、先ほど伝えた「初心者向けか玄人向けか」と、 もうひとつは「操作感」です。システムも簿記も素人だけど「なんとなくやってる事は理解できる」かどうか。 この部分は、実際触ってみなければわからない部分です。
そこであなたはメーカー担当者にお願いして、リモートで一緒になって「あなたの地図」を見ながら 操作方法を教えてもらえばいいのです。そうすると感触が掴めてきますし、 「もっと細かい業務」についても疑問が出てくるはずです。そうやって疑問をつぶしていく事で、 ひとつひとつ不安が無くなっていく事も実感できるでしょう。

先ほど、「値段の安い高いで選んではいけない！」とお伝えしました。 この値段の差は「サポート体制の差」でもあります。 新しい仕組みを導入し、運用する過程で、必ず「わからない事」は発生します。 その都度すぐにリモートで一緒に問題を確認できるか、メールで相談して、返答は数日後、 しかもご自身でシステムを触って解決しなくてはならない…という状況をヨシとするか？ 少なくとも初年度は、先生をそばに置くつもりで、サポート体制についてはしっかりしたものにする。 そうする事で、余計な悩みもなくスムーズに理解でき、本業に集中できます。 結果、そのコスト以上の効果で回収できるはずです。この「長期的な投資」に対する感覚が、 業務改善では非常に大切になってきます。

さて、会計システムを導入すると、会社の様々な業務と関係が出てきます。例えば発注・仕入れ・商品管理・顧客管理などです。 「せっかく会計システムを入れたが、仕入れが紙ベースなので、威力が半減している」という気付きも出てきます。 そういった時に次のステップを検討すればいいのです。ただ、一番最初に、会計を含めて他の業務についても「あなたの地図」を 作っておく事で、それも含めた相談をサービス会社に確認する事が出来ます。 ラボでは、それを「業務の見える化」と呼んでおり、「業務改善の一丁目一番地」と位置付けています。 例えば見える化した地図の中に、新幹線や、高速道路の入口などが網羅されていれば、 あなたは目的地までの最適なルートや方法を考える事ができますよね。

もし「地図づくりが不安」という事でしたら、ラボにいつでもご相談ください。